Несовпадение даты выписки по корпоративной карте и авансовыфй отчет

Содержание
  1. Корпкарта: как использовать, чтобы бухгалтер и налоговая были довольны
  2. Что делать с корпоративной картой
  3. Какие расходы по корпкарте уменьшают налог
  4. Кому нужно отчитываться и что будет, если этого не сделать?
  5. Какие документы нужно собирать?
  6. Можно снимать наличку по корпкарте?
  7. А вносить деньги на счёт?
  8. Отчет по корпоративной карте: пример. Бухгалтерский учет по корпоративной банковской карте
  9. Общие сведения
  10. Виды
  11. Особенности операции
  12. Преимущества платежных инструментов
  13. Извещение ИФНС и фондов
  14. Важные нюансы
  15. Цели расходования
  16. Локальный документ организации
  17. Особенности отражения
  18. Учет операций
  19. Учет расчетов
  20. Отчет по корпоративной карте: пример
  21. Снятие наличности
  22. Расписка о получении документа
  23. Утверждение бланка
  24. Открытие счета
  25. Авансовый отчет по командировке
  26. Для чего нужен авансовый отчет
  27. Как заполнить авансовый отчет
  28. Какие документы прикладывают к авансовому отчету
  29. Когда нужно сдавать авансовый отчет
  30. Что будет, если работник не успел сдать отчет вовремя
  31. Нужно ли заполнять авансовый отчет при отменекомандировки
  32. Можно ли сдать авансовый отчет в электронномвиде
  33. Как правильно отчитаться, если сотрудник расплатился корпоративной картой
  34. Какие документы подтвердят расходы
  35. Расходы в зарубежной командировке
  36. Продавец отказался выдать документы
  37. Помощник бухгалтера в 1С
  38. Организация пополняет карточный счёт, к которому привязаны корпоративные карты сотрудников
  39. Сотрудники снимают деньги с корпоративных карт, привязанных к карточному счёту организации
  40. Банк взимает комиссию за снятие наличных по корпоративной карте
  41. Сотрудник отчитывается за потраченные деньги, снятые по корпоративной карте
  42. Дополнения от читателей
  43. Приобретение ГСМ подотчетным лицом через корпоративную карту
  44. Пошаговая инструкция
  45. Перечисление на корпоративную карту
  46. Проводки по документу
  47. Оплата поставщику с корпоративной карты
  48. Оплата корпоративной картой проводки в 1С 8.3
  49. Авансовый отчет сотрудника на приобретение ГСМ

Корпкарта: как использовать, чтобы бухгалтер и налоговая были довольны

Несовпадение даты выписки по корпоративной карте и авансовыфй отчет

В феврале мы провели вебинар на тему «Как пользоваться корпоративной картой». Может показаться, что тема уже давно изъезженная. На самом деле нет. Мы получили тучу откликов и вопросов от предпринимателей.

В этой теме действительно много нюансов, которыми обычно не делятся бухгалтеры. Поэтому мы подготовили текстовый вариант для тех, кому не удалось посмотреть видео: что такое корпкарта, как можно использовать, какие нужны отчётные документы и что делать, если их нет. Читайте ниже.

Запись вебинара доступна по ссылке и ждёт тех, кому удобнее смотреть.

Корпоративная карта — это карта, которая выпущена банком и привязана к расчётному счёту вашей компании.

Иногда для корпоративной карты открывают отдельный счёт, но он тоже привязан к компании. Единственное отличие отдельного счёта: перед покупкой чего-либо придётся на такой счёт переводить деньги с основного счёта.

По сути, оплата по корпкарте — это точно такая же операция, как оплата по счёту, только удобнее, потому что можно платить на месте.

Корпкарты бывают именные и неименные. Именная карта закреплена на конкретного сотрудника, например, директора. Если по такой карте расчёт совершил другой сотрудник — списания всё равно будут числиться на директоре, а значит, отвечать за покупки будет он.

Неименные карты могут использовать все сотрудники компании, главное — отслеживать, кто именно совершает покупки. Если у вас такая карта, попросите сотрудников, имеющих доступ к карте, собирать все документы по операциям.

Что делать с корпоративной картой

Снимайте или вносите деньги, платите поставщикам, оплачивайте представительские и командировочные расходы. В любом магазине, главное — не забывайте документы по каждой операции.

Можно шоркать корпкартой за границей. Пересчёт в валюту будет проходить автоматически по внутреннему курсу вашего банка в рублях. Данные по оплате за границей и данные, которые отражены в учёте, будут отличаться. Это не просто так: по нормам законодательства все расчёты отражаются в рублях по курсу ЦБ РФ на дату авансового отчёта.

Оплата в интернете — тоже возможно. Когда оплачиваете услугу в интернете, вам должны прислать акт об оказании услуг, когда покупаете товар — товарную накладную или кассовый и товарный чеки. Просто сохраните эти документы или сразу перешлите бухгалтеру.

Какие расходы по корпкарте уменьшают налог

Не все расходы по корпкарте уменьшают сумму налога на стоимость покупки. Чтобы принять к учёту расходы по карте, они должны быть экономически обоснованы: покупка должна соответствовать вашему виду деятельности и в дальнейшем приносить прибыль для компании.

Например, если вы транспортная компания по перевозке грузов — валенки или постельное бельё будут странной затратой. Такую покупку не сможете обосновать с точки зрения выгоды для вашего бизнеса.

А если ваша компания занимается торговлей постельным бельём и вы где-то купили за наличку или по карте само постельное бельё или ткань — это будет прямыми затратами на текущую деятельность.

Без проблем любой бизнес может купить мебель, канцтовары, офисную технику и всё, что как-то оправдывает деятельность.

Айфон тоже можно, если он ежедневно помогает вам вести бизнес. Например:

  • только в этом телефоне есть программы, которые вы ежедневно используете в работе;
  • вы постоянно в разъездах, вся информация хранится в телефоне;
  • легче и выгоднее купить Айфон для себя, чем нанять в штат на постоянную основу секретаря, который будет выполнять те же функции: звонить, напоминать, подсказывать и будить.

Котик в офис — это сложно принять к учёту, потому что придётся доказывать сотрудникам налоговой, что он собственными лапами увеличит число клиентов.

Кому нужно отчитываться и что будет, если этого не сделать?

Все ООО, АО и другие компании с любой системой налогообложения должны отчитываться за деньги, потраченные с корпоративной карты. Неподтверждённые покупки будут облагаться страховыми взносами и налогами.

Если у вас ИП на УСН «доходы», Патенте и ЕНВД, можете совсем не отчитываться, так как налоговая не будет проверять расходную часть в целях налогового учёта, а обязанности ведения бухучёта у вас нет.

Индивидуальные предприниматели на УСН «доходы минус расходы» и ОСНО могут учесть траты для бизнеса в расходах — для этого нужно сохранять документы о покупках для бизнеса.

Ещё ИП могут рассчитываться корпкартой за любые личные покупки, наказаний за это не предусмотрено, просто такие расходы не будут влиять на налог.

Какие документы нужно собирать?

Это может быть: товарная накладная, акт об оказании услуг, товарный и кассовый чеки, бланк строгой отчётности, приходный кассовый ордер и другие. Зависит от того, что вы получили — товар или услугу.

В документах должны быть реквизиты:

– наименование, порядковый номер и дата выдачи документа;

– название организации или ФИО предпринимателя, ИНН;

– весь перечень и количество услуг или товаров;

– сумма оплаты;

– должность, фамилия и инициалы продавца, его личная подпись и печать компании при наличии.

Если в кассовом чеке будет весь перечень покупок — дополнительно не нужно получать товарный чек. Пример таких чеков вы можете встретить в Ашане, Икее и других крупных магазинах. Попросите поставить печать на таком чеке — тогда он будет полноценным закрывающим документом.

В менее крупных магазинах при оплате картой продавцы выпишут обычный кассовый чек, который выдают всем физлицам. К нему не забудьте попросить товарный чек. Если у вас УСН, вы без проблем сможете учесть полную стоимость покупки с такого чека в расходах. Если ОСНО — сможете учесть только сумму без НДС. Такой НДС нельзя принять к вычету и учёсть при расчёте налога на прибыль.

После трат за границей бухгалтер попросит дополнительно документы с переводом на русский язык. Перевести нужно каждую строчку, но не обязательно обращаться к профессиональным лингвистическим услугам, достаточно перевести самостоятельно в гугл-переводчике.

Помимо подтверждающих документов о покупке, для бухгалтерии нужно оформлять авансовый отчёт. Это такой документ, который формируется после каждой покупки по корпкарте. Такой отчёт может быть стандартной формы или индивидуальной — можете разработать для компании.

По закону авансовый отчёт должен формировать тот сотрудник, который совершил покупку. Но на практике хороший бухгалтер сделает это самостоятельно — это будет быстрее и поможет избежать ошибок.

Можно снимать наличку по корпкарте?

Если снимаете деньги по карте, в банке операция отразится так — выдача денежных средств под отчёт. Это значит, что покупки на снятые деньги также нужно подтвердить документами и авансовым отчётом. Это касается только компаний.

Индивидуальным предпринимателям не нужно отчитываться за снятие наличных и возвращать непотраченные деньги обратно на счёт. Их сумма будет отражена как вывод личных средств ИП. Но это не распространяется на сотрудников, работающих у ИП.

Сколько можно снимать наличных, чтобы не попасть под подозрения банка?

Считается, что до 600 тысяч рублей за 1 раз — безопасная сумма. Когда снимаете больше, подключается финансовый мониторинг банка. Если финмониторинг заподозрит что-то неладное, могут заблокировать счёт до тех пор, пока банк не убедится, что всё хорошо. Будут запрашивать документы и могут даже настаивать на личном присутствии.

А вносить деньги на счёт?

Вносить деньги на счёт можно только в трёх случаях:

  • делаете займ компании;
  • возвращаете средства;
  • вносите выручку от реализации вашей продукции или услуг.

Для компаний на каждое внесение денег должен быть документ. На возврат подотчётных средств — это авансовый отчёт, где отражено, что выданные деньги от компании не использовались в полной объеме. Для внесения займа подтверждающим документом будет договор займа, в котором указаны сумма, дата внесения и срок возврата. Если розничная выручка — бухгалтер формирует расходно-кассовый ордер.

Для ИП тоже нужно документально подтверждать внесение денег по корпоративной карте, кроме взноса личных средств. Взнос личных средств ИП налогами не облагается.

Отчет по корпоративной карте: пример. Бухгалтерский учет по корпоративной банковской карте

Несовпадение даты выписки по корпоративной карте и авансовыфй отчет

В последнее время расчеты по корпоративным картам стали обычным делом для большинства предприятий. Эти платежные инструменты удобны в обращении.

Бухучет по корпоративным картам довольно прост. У опытных бухгалтеров, как правило, не возникает никаких проблем при отражении операций. Сложности могут появиться при составлении отчета по корпоративной карте работником, которому она была выдана. Далее рассмотрим особенности отражения операций.

Общие сведения

Корпоративными картами называют банковские карты, денежные средства на которых принадлежат организации. С их помощью осуществляется оплата расходов, осуществляемых работниками в рамках их профессиональной деятельности.

Может осуществляться оплата корпоративной картой командировочных, хозяйственных, представительских затрат. Этот платежный инструмент не используется в личных целях сотрудника, зачисления на нее заработка, а также социальных выплат.

Виды

Существуют кредитные и расчетные (дебетовые) карты. С помощью последних оплата производится за счет средств, находящихся на р/с предприятия, или овердрафта.

По кредитным картам, соответственно, расчеты осуществляются за счет заемных средств, предоставленных банковской структурой.

Особенности операции

Пополнение производится безналичным расчетом. Для этого в банковскую организацию направляется платежное поручение.

Расходуются средства только с использованием карты. Это может быть как обычные безналичные операции, так и выдача наличных.

На корпоративные карты не распространяются лимиты расчетов, установленных ЦБ для расчетов наличными. Между тем банковские организации, руководствуясь рекомендациями Центробанка, могут устанавливать предел выдачи. К примеру, по корпоративной карте Сбербанка максимальная сумма 100 тыс. руб./сутки.

Преимущества платежных инструментов

Можно отметить следующие достоинства использования корпоративных карт:

  • Контроль расходования средств работником. Во-первых, все операции будут отражены на счету предприятия. Во-вторых, формируется отчет по корпоративной карте, в котором отражаются все расходы, произведенные за конкретный период.
  • Возможность использовать средства в любое время. Доступ к деньгам на счете круглосуточный.
  • Оперативная блокировка карты в случае возникновения проблем.
  • Возможность использовать средства в заграничных командировках. Нет необходимости приобретать инвалюту при выезде за пределы РФ. При этом из России можно оперативно пополнить счет работника, находящегося за границей.
  • Существенная экономия времени при бронировании и оплате билетов, номеров в гостиницах.

Извещение ИФНС и фондов

Сведения об открытом счете должны быть направлены в ПФР, ВСС и налоговую службу. В настоящее время уведомление направляет сама банковская организация, обслуживающая р/с.

Извещение осуществляется в течение 7 дней (рабочих).

Важные нюансы

Корпоративные карты для юридических лиц выпускаются для конкретных работников предприятия, т. е. являются именными.

Отражение операций в бухучете по корпоративным картам осуществляется, как правило, на отдельном счете.

Счет в банке может открываться как в рублях, так и в инвалюте. При этом в первом случае открывать дополнительно валютный счет нет необходимости. Согласно Положению ЦБ № 266-П, оплата по корпоративной карте может осуществляться и в валюте, отличающейся от валюты счета. При получении, к примеру, долларов, система банка сконвертирует нужную сумму (переведет автоматически рубли в доллары).

Цели расходования

Нормативными актами установлен перечень операций, которые могут осуществляться в инвалюте с использованием корпоративной карты:

  • Получение наличной инвалюты за границей РФ для оплаты представительских, командировочных затрат.
  • Оплаты расходов (представительских/командировочных) в торговых/обслуживающих организациях в инвалюте за пределами России.

Другие операции считаются незаконными. Контроль соблюдения перечня осуществляется банковской структурой.

Локальный документ организации

На предприятии должен быть разработан акт, определяющий основные правила использования корпоративных карт. В этом документе необходимо установить:

  • Перечень операций и затрат, которые допускается совершать сотрудником.
  • Лимиты по расчетам.
  • Порядок предоставления отчета по корпоративной карте.
  • Сведения о недопустимости разглашения ПИН-кода сторонним лицам.
  • Срок, в который служащий обязан предоставить авансовый отчет по корпоративной карте. В этом же пункте целесообразно перечислить документы, которыми будут подтверждаться сведения.

Кроме того:

  • Приказом руководителя определяется круг сотрудников, имеющих право получить корпоративные карты.
  • Заключаются договора о материальной ответственности с соответствующими работниками.
  • Сотрудники-держатели карт должны быть ознакомлены с порядком использования карт под подпись.

Возврат и выдача платежных инструментов ведется в специальной учетной книге.

Особенности отражения

Бухгалтерский учет по расчетному счету ведется на предприятии на сч. 55. К нему открывается субсчет 55.4.

Если на счете предусмотрен неснижаемый остаток, целесообразно создать субсчета второго порядка: “Неснижаемый остаток” и “Платежный лимит”.

Если организация открыла несколько счетов (по каждой карте), то субсчет 55.4 создается по каждому из них. Если к одному р/с оформлено несколько карт разных работников, которые осуществляют платежи в рамках общего лимита, необходимость вести аналитический учет в разрезе держателей определяется предприятием самостоятельно.

https://www.youtube.com/watch?v=zpL8fhYpc2Q

В тех случаях, когда к единственному расчетному счету привязана корпоративная карта, целесообразно создать субсчет к сч. 51 или 52.

Учет операций

Правила отражения операций для удобства представлены в таблице:

ДбКдНазначениеПодтверждение
55.451Перечисление суммы платежного лимита и неснижаемого остатка (в руб.) с р/с предприятия на карточный счет (рублевый)Платежное поручение, банковская выписка.
55.452Перечисление платежного лимита и неснижаемого остатка в инвалюте с валютного счета на корпоративный.Платежный документ, банковская выписка.
55.467,66Поступление кредитных средств на счет карт на дату разового зачисления, если с банковской структурой заключен соответствующий договорОрдер банка, банковская выписка.
55.466Поступление кредитных средств на карточный счет в день оплаты кредитными средствами банковской организации в случае отсутствия собственных денег предприятия, если с банком подписан договор овердрафтаБанковская выписка, ордер.
91.251, 52Оплата банковских комиссий за оформление, выпуск, обслуживание картыБанковская выписка, бухгалтерская справка.
91.266Начисление процентов по кредиту, предоставленному по корпоративной картеБанковская выписка, бухгалтерская выписка.
6651,52Перечисление средств в счет погашения кредита или процентов по займу, полученному в связи с использованием картыПлатежное поручение (документ), банковская выписка.

Для отражения пополнения корпоративной карты в “1С” используется документ “Списание с р/с”. Он находится в разделе “Банк и касса”.

Учет расчетов

Существует два варианта отражения операций: упрощенный и академический. Их особенности показаны в таблицах.

Упрощенный способ
ДбКдНазначениеПодтверждение
7155.4Отражение сумм оплаченных картой работ, услуг, товаров, а также наличных, снятых с карты в разрезе держателей (подотчетных сотрудников) на дату, указанную в банковской выпискеБанковская выписка с приложением расшифровки по корпоративным картам.
10, 15, 25, 20, 26, 44, 40 и пр.71Отражение оплаченных материалов, работ, услуг, в соответствии с авансовым отчетом, предъявленным сотрудником с приложением подтверждающих документов, на дату предоставления отчета.Счета, билеты, квитанции, чеки, оригиналы слипов, чеков банкоматов и пр.
Академический вариант
ДбКдНазначениеПодтверждение
10, 20, 26, 44 и пр.71Отражение материалов, работ, услуг, оплаченных корпоративной картой, в соответствии с отчетом с подтверждающей документацией на дату его предоставленияБилеты, чеки, оригиналы слипов, чеков терминалов и пр.
7157Отражение операции, совершенной по карте, но не учтенной по счету в банкеБухгалтерская справка.
5755.4Отражение суммы оплаченных товаров, работ, услуг, наличности, снятой с карты, в разрезе подотчетных лиц в день отражения их по банковской выпискеВыписка банка с расшифровкой по картам.

Если дата отчета по корпоративной карте совпадает с днем отражения операции в выписке банка, проводки осуществляются по первому варианту.

Дополнительно для обоих вариантов следует учесть суммы ущерба:

ДбКдНазначениеПодтверждение
73.255.4Отражение размера материального ущерба, возникшего вследствие непредъявления сотрудником подтверждающих документов либо в связи с использованием средств карты на личные нуждыБанковская выписка, бухгалтерская справка.
50, 7073.2Компенсация вреда сотрудником через кассу предприятия или вычетом из заработкаБухгалтерская справка, приходный ордер.

Отчет по корпоративной карте: пример

Сотрудник, получивший средства под отчет, должен предоставить документ, в котором расписаны все произведенные затраты. К нему прилагаются подтверждающие бумаги. Соответствующие предписания установлены в Порядке, утвержденном указанием ЦБ.

Приказом Госкомстата от 2001 г. утверждена типовая форма отчета АО-1.

В бланке, однако, отсутствуют строки, в которых можно отразить операции по корпоративным картам. Исправить ситуацию можно, двумя способами:

  • Дополнить типовую форму. Как установлено в Порядке, организация вправе вносить в унифицированную форму дополнительные строки.
  • Разработать бланк самостоятельно. Унифицированные формы с 01.01.2013 г. не считаются обязательными для предприятий. Соответствующее положение вытекает из ФЗ №402.

Рассмотрим пример. Сотруднику была выдана корпоративная карта Сбербанка, на которой доступно 50 тыс. руб. Ему было поручено купить многофункциональное устройство, стоимость которого 110 тыс. руб. В соответствии с платежным поручением, на карту было перечислено 65 тыс. руб. После приобретения устройства в остатке оказалось 5 000 руб.

Бухгалтер предприятия дополняет типовую форму отчета несколькими строками. В первую очередь, предусматриваются графы для отражения сумм средств на дату начала пользования картой:

  • “Остаток по карте”. Эта строка заполняется, если работник платежный инструмент не сдавал.
  • “Выдача карты №…”. В этой строке указываются сведения, если платежный инструмент выдан перед исполнением задания.

Остаток по карте признается по условиям примера равным 0, так как сотруднику карту выдали перед выполнением поручения. В строке “Выдана карта” указывается ее номер и доступная сумма.

Для отражения пополнения средств в отчет добавлена графа “Платежное поручение”. Здесь указывается дата, номер документа.

В строке “Итого” должна содержаться сумма остатка по выданной карте и размер дополнительного перечисления. По условиям примера, общий итог 115 тыс. руб.

На обратной стороне отчета должны быть перечислены документы, которыми сотрудник подтверждает произведенные траты. Работник должен указать дату расходов и сумму.

Снятие наличности

При разработке формы отчета необходимо предусмотреть ситуацию, когда у работника не будет возможности расплатиться за услуги или товары безналичным расчетом. Соответственно, сотруднику придется обналичить требуемую сумму.

Для отражения таких операций добавляются следующие строки:

  • “Снято с карты”.
  • “Израсходовано наличности”.
  • “Внесено на карту через терминал”.
  • “Остаток наличности”.

Все операции со средствами отражаются на лицевой части отчета.

Расписка о получении документа

Подотчетный работник должен предоставить отчет бухгалтеру или руководителю предприятия. После этого документ проверяется, затем утверждается директором организации.

Товары, услуги, приобретенные сотрудником, приходуются. Работник получает расписку о принятии отчета – нижнюю часть бланка. Если в форме, разработанной предприятием, она не предусмотрена, расписка составляется в произвольном виде.

Утверждение бланка

По общим правилам, утвердить форму, разработанную предприятием самостоятельно, должен руководитель. Такое предписание устанавливается в ФЗ № 402. Это же требование действует и в случае, если организация использует унифицированную форму.

Обычно образцы бланков первичных документов приводятся в приложениях к приказу об утверждении учетной политики.

Открытие счета

Для создания счета с корпоративными картами от предприятия потребуются в первую очередь документы, необходимые для открытия обычного р/с. Кроме этого, необходимо написать заявление, форма которого предоставляется банком.

Оно пишется на каждого сотрудника-держателя карты. Также прилагаются документы, по которым соответствующие работники идентифицируются. Речь, в частности, о паспорте, а также документах, подтверждающих трудовые правоотношения с предприятием (копия договора).

Банк может затребовать и иные бумаги при необходимости.

Авансовый отчет по командировке

Несовпадение даты выписки по корпоративной карте и авансовыфй отчет

Авансовый отчет — документ, с которым сталкиваетсякаждый командированный. Отвечаем на самые частые вопросыо его заполнении.

Для чего нужен авансовый отчет

В авансовом отчете работник отчитывается о тратах,совершенных в связи с командировкой. Этот документсвидетельствует о целевом расходовании средств компаниии должен быть подкреплен соответствующими документами: чеками,билетами, договором аренды и так далее. Их нужно указатьв отчете и приложить к нему же в качестведоказательств.

Как заполнить авансовый отчет

Организация может использовать стандартную форму авансовогоотчета, предложенную Госкомстатом еще в 2001 году (АО-1), илиразработать свой вид документа с соблюдением необходимыхреквизитов. В этой статье мы рассмотрим заполнениеунифицированной формы АО-1.

Бланк авансового отчета АО-1

Стандартный отчет состоит из двух страниц — лицевойи оборотной. На лицевой стороне указывают:

  • реквизиты организации; 
  • номер документа;
  • сведения о командированном (ФИО, должность,подразделение);
  • сумму аванса и расходов;
  • остаток или перерасход.

Если от выданных авансом средств есть остаток,командированный должен сдать их в бухгалтерию.Если же он потратил больше, чем предполагалось (приусловии, что траты были обоснованы и согласованы),то сумму перерасхода ему компенсируют — например,начисляют со следующей выплатой зарплаты.

Верхняя часть лицевой стороны отчета:

У лицевой страницы есть отрезная часть (расписка) —о том, что авансовый отчет принят бухгалтером компании. Этотквиток, подписанный ответственным сотрудником бухгалтерии, остаетсяу командированного.

На оборотной стороне находится таблица, в которойотмечают:

  • сумму выданного аванса,
  • сумму потраченных средств,
  • наличие остатка или, наоборот, перерасход средств,
  • номера счетов и субсчетов, по которым проводятсярасходы.

Командированный перечисляет все документы, которые подтверждаюткомандировочные расходы: билеты, кассовые чеки, счета-фактуры,договор аренды и т.д. Для каждого документа прописываетнаименование и сумму трат. Важно, чтобы суммы, указанныев чеках и других документах, совпадали с даннымив таблице. Чеки и билеты должны быть прикрепленык отчету.

Авансовый отчет распечатывают в одном экземпляре.Командированный должен поставить свою подпись на оборотнойстороне отчета под таблицей — это его называют «подотчетнымлицом».

Отчет после проверки подписывают бухгалтер, главный бухгалтер,а затем документ утверждает руководитель компании (подписьвверху страницы).

Какие документы прикладывают к авансовому отчету

Если билеты на поезд, автобус или аэроэкспресс купленыонлайн, электронный билет и электронный чек нужно распечатать.При покупке на Туту оплату подтверждают два документа —электронная квитанция и акт на сервисный сбор (УПД).

Для подтверждения поездки на каршеринге надо распечататьдоговор аренды автомобиля, скриншот поездки в приложении,электронный чек, а также приложить служебную запискуоб использовании каршеринга. Подробнее мы писали в этой статье.

В случае с самолетом распечатка электронного билетане годится — нужно обязательно получить посадочный талонна стойке регистрации и потом приложить «корешок» талонак отчету.

Для подтверждения проживания распечатывают бронь гостиницы,прикладывают счет из гостиницы и кассовый чек,а если у владельца нет кассовой машины,то счет-фактуру — квитанцию, заполненную от рукии заверенную печатью. Если командированный снимал частнуюквартиру, ему нужно получить подписанный хозяином договори акт об оказанной услуге, в которых прописаны срокипроживания и сумма оплаты.

Когда нужно сдавать авансовый отчет

В течение 3 рабочих дней после возвращенияиз командировки. Если сразу после командировки сотрудникуходит в отпуск или на больничный, то отчетон сдает в течение 3 рабочих дней после выходаиз отпуска или с больничного.

Что будет, если работник не успел сдать отчет вовремя

Если командированный нарушил сроки сдачи отчета илине вернул остаток аванса, работодатель имеет право считатьвыданные средства задолженностью (статья 137 Трудового кодекса РФ) и удержать их из его зарплатыпо завершении месяца, следующего за месяцем,в котором работник должен был сдать отчет.

Нужно ли заполнять авансовый отчет при отменекомандировки

Если компания либо сотрудник уже успели потратить средствана организацию командировки, то авансовый отчетнеобходимо оформить и вписать туда понесенные расходы.Подробный порядок описан в статье.Отчет нужно сдать в течение 3 дней после выхода приказаоб отмене командировки.

Можно ли сдать авансовый отчет в электронномвиде

Авансовый отчет можно оформить не только в бумажном,но и в электронном виде. Об этоммы расскажем в другой статье.

* Данная статья носит информационный характери может не совпадать с мнением государственныхорганов и мнением читателей статьи. ООО «НТТ» не несетответственность за решения, принятые на основеинформации, представленной в статье.

Как правильно отчитаться, если сотрудник расплатился корпоративной картой

Несовпадение даты выписки по корпоративной карте и авансовыфй отчет

Корпоративная карта привязана либо к существующему счету компании или ИП, либо к отдельному «карточному», открытому специально. С ее помощью оплачивают те же расходы, на которые обычно получают деньги под отчет. Например, покупают билеты для командировок, канцтовары и воду в офис, бензин для служебного автомобиля. Корпоративную карту используют так же, как и обычную.

Первым делом руководитель компании определяет круг лиц, которым выдадут карты. После этого обращается к своему менеджеру в банке с заявлением, где перечислены будущие держатели карт. Для всех или только для некоторых открытых карт можно установить лимиты, свыше которых не получится потратить деньги с расчетного счета.

Владельцы бизнеса, которые работают без сотрудников, получают карту на свое имя. Для личных трат такую карту нужно использовать аккуратно, чтобы не вызывать вопросов у банка и налоговой инспекции. Например, не рекомендуется снимать ежедневно все деньги, поступившие на счет.

Какие документы подтвердят расходы

Бухгалтер не сможет учесть расходы при расчете налога на прибыль на основной системе налогообложения и уменьшить налог на упрощенке (с объектом «доходы минус расходы», ставка налога 15 %), если у него не будет подтверждающих документов.

Хотя деньги на корпоративной карте и можно считать подотчетными средствами, все же такой их статус не закреплен законодательно. Дело в том, что упрощенный порядок ведения кассовых операций ИП и малым бизнесом (утверждены указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У) распространяется только на подотчетные средства.

Поэтому предпринимателю или руководителю компании стоит самостоятельно утвердить правила, по которым должны отчитываться держатели корпоративных карт.

Например, в приказе о работе с корпоративными картами можно установить, как сотрудники должны отчитываться в случае снятия наличных. Поскольку из-за отражения всех движений по счету в выписке банка скрыть такие факты не получится, рекомендуется утвердить:

  1. форму пояснительной записки, в которой владелец карты объяснит причины получения наличных;
  2. перечень подтверждающих документов, если деньги потрачены;
  3. сроки сдачи не истраченных работником денег в кассу компании;
  4. порядок заполнения авансового отчета для таких случаев.

Можно использовать форму авансового отчета, который сотрудники заполнят на основании подтверждающих документов. Бухгалтерия всегда сможет сверить суммы в отчете с выпиской из банка.

Набор подтверждающих документов определяется тем, где и у кого были приобретены товары или услуги.
Если продавец — организация или ИП с онлайн-кассой, нужны

ПродавецДокументы
Организация или ИП с онлайн-кассойКассовый чек, в котором указаны: наименования товаров и услуг; их цена и стоимость;название; ИНН покупателя (п. 6.1 ст. 4.7 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ)ИП без онлайн-кассы или самозанятыйТоварный чек или акт выполненных работ от ИП; чек из программы «Мой налог» от самозанятого лицаОнлайн-сервисы и интернет-магазиныОплата услуг — распечатанный электронный кассовый чек с названием услуги, ее стоимостью, наименованием и ИНН покупателя; оплата товаров при получении ─ кассовый чек, выданный курьером или в пункте самовывоза; предоплата за товары — распечатанный электронный чек, подтверждающий оплату, а также накладная как доказательство получения товара

Расходы в зарубежной командировке

Рассмотрим ситуацию, когда работник оплатил проживание в гостинице с помощью корпоративной банковской карты во время зарубежной командировки. Пояснения по этому поводу выпустил Минфин (письмо от 24.06.2016 № 03-03-06/1/36877). Специалисты финансового ведомства разъяснили, какие документы необходимо приложить к авансовому отчету для подтверждения расходов.

Бухгалтер попросит заполнить авансовый отчет и приложить к нему документы, которые подтвердят расходы в командировке. Такими документами могут служить слип, квитанция электронного терминала или другие документы, свидетельствующие о факте совершения хозяйственной операции.

Продавец отказался выдать документы

Случается, что сотрудники компании оплачивают товары корпоративной банковской картой. Продавец отказывается признавать такие платежи от юрлица и приводит такой аргумент: даже если карта является корпоративной, она оформляется на конкретного сотрудника.

Следовательно, платежи поступают от физического лица. По закону бухгалтерские документы (счет-фактура и акт выполненных работ) предоставляются только юридическим лицам или ИП.

При этом товар или услуга оплачены со счета компании, даже если наличными, то все равно от имени компании.

Компания нередко приобретает товар через подотчетное лицо. Его полномочия должны подтверждаться доверенностью. Если доверенности нет, могут возникнуть проблемы с получением счета-фактуры.

Если сотрудник предъявит доверенность от организации, поставщик должен выставить счет-фактуру, поскольку в этом случае сотрудник действует от имени организации и у продавца появляется обязанность выписать требуемый документ (п. 3 ст. 168 НК РФ). При этом первичный документ поставщик обязан предоставить независимо от того, предъявил ли сотрудник доверенность или нет. Такая позиция изложена в письме МНС России от 10.10.2003 № 03-1-08/2963/11-АЛ268.

Акт об оказании услуг нужен только в том случае, если это установлено в договоре или предусмотрено гражданским законодательством ─ например, при выполнении работ по договору строительного подряда (п. 4 ст. 753 ГК РФ).

Об акте упоминается и в ст. 720 ГК РФ, которая распространяется на все виды договора подряда. В остальных случаях составлять акт не обязательно.

Если контрагент выдал только кассовый чек, то на его основании принять НДС к вычету не получится, даже если налог выделен. Когда сумма значительная, лучше запросить у продавца счет-фактуру. Этот документ нужен бухгалтеру, так как именно он служит основанием для вычета НДС по приобретенным через сотрудника товарам, услугам (п. 1 ст. 172 НК РФ).

С помощью корпоративных карт можно сократить использование наличных денег в компании, лимитировать и контролировать расходы.

Чтобы не было проблем с признанием обоснованности затрат, о составьте распорядительный документ, например приказ.

Утвердите им правила использования корпоративных карт, сроки сдачи и форму отчета, а также перечень документов, которыми сотрудник должен подтвердить расходы.

Текст подготовила Елена Галичевская, эксперт сервиса «Контур.Банк» компании «СКБ Контур»

Помощник бухгалтера в 1С

Несовпадение даты выписки по корпоративной карте и авансовыфй отчет

В этом уроке мы рассмотрим отражение в 1С:Бухгалтерии 8.3 (редакция 3.0) операций с корпоративными картами.

Корпоративной называется банковская карта, привязанная к карточному счёту организации.

Обычно организация заводит специальный карточный счёт в банке и привязывает к этому счёту нужное количество банковских карт, которые называются корпоративными.

На этот карточный счёт организация переводит средства со своего основного расчётного счёта, а сотрудники организации, которым выданы корпоративные карты, снимают деньги с этих карт себе под отчёт.

Затем сотрудники отчитываются о расходовании средств снятых по корпоративным картам при помощи авансовых отчётов.

Плюсы корпоративных карт очевидны:

  •  сокращаются расходы и время  на выдачу денежных средств под отчёт
  • снижается риск потери наличных денежных средств
  • появляется возможность снимать средства с карты в нужной валюте (незаменимая вещь при заграничных командировках)
  • появляется контроль за расходованием средств онлайн (например, при помощи мобильного приложения)
  • появляется возможность устанавливать лимиты как для карточного счёта в целом, так и для корпоративных карт в частности
  • появляется возможность совершать покупки в интернете

Требования при работе с корпоративными картами:

  • средства, снятые с карт не могут быть использованы для расчётов с сотрудником по оплате труда и вообще для каких-либо выплат социального характера
  • с банком заключается договор о выпуске и обслуживании корпоративных карт, к которому прилагается список сотрудников, которые будут пользоваться этими картами

 При этом, как поправила меня одна из читательниц, возможно снятие наличных по корпоративной карте с их внесением в кассу для выдачи заработной платы. 

Напоминаю, что это урок и вы можете смело повторять мои действия в своей базе (лучше копии или учебной), главное чтобы версия базы была 1С:Бухгалтерия 8.3, редакция 3.0.

Для работы с карточным счётом в бухгалтерии используется счёт 55 “Специальные счета в банках”.

Дт 55.04 Кт 51 Перевели деньги с основного расчётного счёта на карточный.Дт 71 “Иванов” Кт 55.04 Сотрудник Иванов снял деньги по корпоративной карте под отчёт.Дт 91.02 Кт 55.04 Комиссия банка за снятие наличных.Дт 20 Кт 71 “Иванов” Сотрудник Иванов отчитался об использовании денежных средств.

Посмотрим теперь эти же операции в “тройке” (1С:Бухгалтерия 8.3, редакция 3.0).

Организация пополняет карточный счёт, к которому привязаны корпоративные карты сотрудников

Перевод денежных средств с основного расчётного счёта организации на карточный оформляется обычным списанием с расчетного счета.

Заходим в раздел “Банк и касса” пункт “Банковские выписки”:

Создаём документ “Списание с расчетного счета”:

Указываем вид операции “Перевод на другой счет организации”, наш карточный счёт и бухгалтерский счет 55.04.

Проводим документ:

Сотрудники снимают деньги с корпоративных карт, привязанных к карточному счёту организации

Снятия денег сотрудником через корпоративную карту отображается тем же документом списания с расчетного счета.

Указываем вид операции “Перечисление подотчетному лицу”; в качестве счета указываем 55.04 и наш карточный счет; в качестве получателя (подотчетного лица) выступает держатель карты:

Проводим документ:

Банк взимает комиссию за снятие наличных по корпоративной карте

В момент снятия сотрудником наличных по корпоративной карте банк удержит комиссию. Эта комиссия также оформляется документом списания с расчётного счёта:

Проводим документ:

Сотрудник отчитывается за потраченные деньги, снятые по корпоративной карте

И, наконец, снявший под отчет деньги сотрудник обязан по ним отчитаться – приложить оправдательные документы.

В бухгалтерии эта операция отражается документом “Авансовый отчет”.

Заходим в раздел “Банк и касса” пункт “Авансовые отчеты”:

Создаём новый документ:

Проводим его:

Вот так легко и просто можно работать с корпоративными картами в 1С:Бухгалтерия 8.3, редакция 3.0.

Мы молодцы, на этом всё 

Кстати, подписывайтесь на новые уроки…  

Дополнения от читателей

Бухгалтер Ольга Климова поделилась ценными дополнениями к статье – я с удовольствием публикую их для всех читателей.

В очень небольших организациях корпоративная именная карта может открываться прямо к основному расчетному счету. Сбербанк, например, активно практикует это для микропредприятий. И тогда учет ведется без использования счета 55 и “Списания с расчетного счета”. Сотрудник просто обналичивает деньги через банкомат или расплачивается карточкой: Дт 71 Кт 51.

Цитата из статьи: “… Организация пополняет карточный счёт, к которому привязаны корпоративные карты сотрудников … Создаём документ 'Списание с расчетного счета' …”.

Удобнее всё-таки создать сначала 'Платежное поручение', выгрузить его в банк и тем самым осуществить реальный перевод денег, а не только проведение в 1с.

А уже потом на основании него сделать 'Списание с расчетного счета'.

 К сожалению, далеко не все бухгалтеры-операторы четко понимают разницу между 'Платежным поручением' и 'Списанием с расчетного счета', и зачем вообще всё это нужно.

С уважением, Владимир Милькин (преподаватель школы 1С программистов и разработчик обновлятора). Как помочь сайту: расскажите (кнопки поделиться ниже) о нём своим друзьям и коллегам. Сделайте это один раз и вы внесете существенный вклад в развитие сайта. На сайте нет рекламы, но чем больше людей им пользуются, тем больше сил у меня для его поддержки.

Нажмите одну из кнопок, чтобы поделиться:

Приобретение ГСМ подотчетным лицом через корпоративную карту

Несовпадение даты выписки по корпоративной карте и авансовыфй отчет

Приобретение ГСМ через подотчетное лицо по безналичному расчету подразумевает использование корпоративной карты. Для данного способа характерны все те же особенности, что и приобретение за наличные по розничному договору купли-продажи:

  • необходимость авансового отчета об использованных средствах;
  • невозможность принять к вычету и в налоговых расходах выделенный в кассовом чеке НДС.

Но, обо всем по порядку.

Пошаговая инструкция

10 мая Иванов А.П. получил на корпоративную карту денежные средства на приобретение ГСМ в размере 5 000 руб.

11 мая по карте уплачена сумма 2 400 руб.

15 мая по карте уплачена сумма 2 400 руб.

16 мая Иванов представил авансовый отчет, в соответствии с которым он осуществил заправку автомобиля Ford Mondeo бензином АИ-95:

  • 11 мая кассовый чек на (60 л.) на сумму 2 400 руб. (в т. ч. НДС 20%);
  • 15 мая кассовый чек на (60 л.) на сумму 2 400 руб. (в т. ч. НДС 20%).

Кассовые чеки с выделенным НДС, подтверждающие расходы на ГСМ приложены к авансовому отчету.

Рассмотрим пошаговую инструкцию — как в 1С провести оплату корпоративной картой. PDF

Перечисление на корпоративную карту

Расчеты по корпоративной карте учитываются по счету 55.04 «Прочие специальные счета» (план счетов 1С).

Пополнение корпоративного расчетного счета оформите документом Списание с расчетного счета вид операции Перевод на другой счет организации в разделе Банк и касса — Банковские выписки — кнопка Списание.

Рассмотрим особенности заполнения документа Списание с расчетного счета по данному примеру.

Корпоративная карта, не привязанная к расчетному счету, заносится в справочник Банковские счета.

Проводки по документу

Документ формирует проводки:

  • Дт 55.04 Кт 51 — перечисление средств на корпоративную карту.

Оплата поставщику с корпоративной карты

Оплату с корпоративной карты отразите документом Списание с расчетного счета вид операции Перечисление подотчетному лицу в разделе Банк и касса — Банковские выписки — кнопка Списание.

Рассмотрим особенности заполнения документа Списание с расчетного счета по данному примеру.

Заполнение документа:

  • Получатель — держатель корпоративной карты (подотчетное лицо);
  • Назначение платежа — расшифровка платежа с выписки банка по корпоративной карте.

До тех пор, пока сотрудник не представит документы, подтверждающие расходы, все списания с корпоративной карты отразите по счету 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами» как суммы, выданные под отчет.

Оплата корпоративной картой проводки в 1С 8.3

Рассмотрим проводки по корпоративной карте в 1С 8.3

Документ формирует проводки:

  • Дт 71.01 Кт 55.04 — списание денежных средств с корпоративной карты.

Вторую оплату по корпоративной карте оформите аналогично.

Авансовый отчет сотрудника на приобретение ГСМ

ГСМ, учитываются на счете 10.03.1 «Топливо на складе» по фактической себестоимости их приобретения (заготовления) или учетным ценам (план счетов 1С).

Авансовый отчет сотрудника оформите документом Авансовый отчет в разделе Банк и касса — Авансовые отчеты — кнопка Создать.

Рассмотрим особенности заполнения документа Авансовый отчет по данному примеру.

Склад — место хранения ГСМ. В данном примере это будет бензобак автомобиля, т. к. ГСМ сразу заправляются в автомобиль. Поэтому в справочник Склады вводится аналогичное наименование места хранения ГСМ.

На вкладке Авансы укажите ранее выданный аванс, в данном случае операции списания денежных средств с корпоративной карты.

На вкладке Товары укажите:

  • Документ (расхода) — первичные документы, на основании которых приходуются ГСМ, в нашем примере это кассовый чек (чек ККТ);
  • Номенклатура — наименование ГСМ из справочника Номенклатура.

Если в чеке ККТ НДС выделен отдельной строкой:

  • Ставка НДС — ставка НДС, указанная в чеке ККТ;
  • Флажок СФ не устанавливается;
  • Реквизиты счета-фактуры не заполняются, т. к. счет-фактура не выдается при розничной продаже.

При отсутствии счета-фактуры, даже если НДС выделен в чеке ККМ, НДС нельзя принять к вычету (п. 2 ст. 171 НК РФ).

О законе и правах
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: