Секретарь руководителя требования к квалификации

Должностная инструкция секретаря руководителя 2021 года. Образец

Секретарь руководителя имеет право:

1. Запрашивать и получать необходимую информацию, а также материалы и документы, относящиеся к вопросам своей деятельности.

2. Повышать квалификацию, проходить переподготовку (переквалификацию)

3. Принимать участие в обсуждении вопросов, входящих в его функциональные обязанности.

4. Вносить предложения и замечания по вопросам улучшения деятельности на порученном участке работы.

5. Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

6. Принимать самостоятельные решения, руководствуясь квалификационными требованиями и должностными обязанностями

7. ___________________________________________________________

Требования к секретарю с функциями делопроизводителя

В самом наименовании должности секретаря-делопроизводителя содержится указание на главные направления его деятельности. Необходимость работать с документацией требует от сотрудника:

• знаний основ делопроизводства, архивного дела;
• уверенного владения компьютером, офисными и специальными программами (электронные системы документооборота);
• умения пользоваться оргтехникой.

В идеале соискатель должен иметь среднее профессиональное образование по специальности «секретарь-дело или закончить соответствующие курсы. На практике многие работодатели игнорируют эти требования, считая, что с их небольшим документооборотом справится любой организованный и ответственный человек.

Если через руки секретаря проходит много бумаг, без специальных знаний ему не обойтись: стандарты оформления разных видов документов, правила и сроки хранения, регистрация и учет корреспонденции, организация архива, создание номенклатуры дел, ведение электронной базы и т.д.

Также в должностной инструкции секретаря необходимо указать, с какой именно техникой и какими компьютерными программами ему придется иметь дело.

Помимо уже привычных всем офисных программ и интернет-почты это могут быть 1С, CRM-системы, электронные таблицы и прочие, в зависимости от специфики фирмы. Рабочее место секретаря стандартно оборудуется ПК, принтером и телефоном.

Но если в кабинете есть факс, селектор, мини-АТС, другие офисные приборы, ими нужно уметь пользоваться и обслуживать: устранять мелкие неисправности, заправлять, заказывать и менять расходники, обеспечивать ремонт.

Аккуратность и внимательность в работе с документацией очень важны, но не стоит забывать, что секретарь – это «лицо» фирмы. Презентабельный внешний вид, соблюдение дресс-кода, если он предусмотрен в компании, или делового стиля в одежде, умение общаться «вживую» и по телефону, знание правил этикета – обычные для этой должности требования.

IV. Ответственность

Секретарь руководителя несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

4. ____________________________________________________________________

Настоящая должностная инструкция разработана в соответствии с положениями (требованиями) Трудового кодекса Российской Федерации от 30.12.2001 г.

№ 197 ФЗ (ТК РФ) (с изменениями и дополнениями), профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» утвержденного приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 15 июня 2021г. №333н и иных нормативно–правовых актов, регулирующих трудовые отношения.

ГЛАВБУХ-ИНФО

УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор Фамилия И.О. ________________ «________»_____________ ____ г.

1. Общие положения

1.1. Секретарь относится к категории технических исполнителей. 1.2. Секретарь назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании. 1.3. Секретарь подчиняется непосредственно генеральному директору / руководителю структурного подразделения компании. 1.4.

На время отсутствия секретаря его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации. 1.5.

На должность секретаря назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование — высшее, неполное высшее или среднее специальное, стаж аналогичной работы от полугода, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel). 1.6.

Секретарь руководствуется в своей деятельности: — законодательными актами РФ; — Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании; — приказами и распоряжениями руководства; — настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности секретаря

Секретарь выполняет следующие должностные обязанности: 2.1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя. 2.2.

Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов. 2.3. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя. 2.4.

Отвечает на телефонные звонки, фиксирует и передает служебную информацию руководителю, организует проведение телефонных переговоров руководителя. 2.5. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы. 2.6.

Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний. 2.7.

Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль. 2.8.

Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя. 2.9. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. 2.10. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив. 2.11. Организует командировки руководителя: заказывает авиа- и железнодорожные билеты, бронирует гостиницы. 2.12. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

3. Права секретаря

Секретарь имеет право: 3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач. 3.2. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании. 3.3.

Запрашивать лично или по поручению руководителя от подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей. 3.4.

Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании. 3.5. Принимать решения в пределах своей компетенции.

4. Ответственность секретаря

Секретарь несет ответственность: 4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей. 4.2.

За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации. 4.3.

За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

Ученый секретарь и его обязанности

Это должность относится к сфере науки. Ученые секретари востребованы в вузах, исследовательских институтах, академиях, научных организациях.

Как правило, именно они обеспечивают работу научных сотрудников и диссертационных советов.

Профстандарт ученого секретаря предполагает планирование научных мероприятий (заседаний, конференций, круглых столов), их организацию и проведение, подготовку соответствующей документации и контроль за выполнением принятых решений.

На эту должность могут быть назначены сотрудники, имеющие ученую степень, опыт организаторской и научной работы (не менее 5 лет), публикации в рецензируемых изданиях.

Ученый секретарь:

• осуществляет сбор предложений в годовой план научных разработок и исследований;
• контролирует своевременное выполнение установленных тематических планов научной работы и подготовку соответствующих отчетов;
• готовит проекты планов работы научного (научно-технического) совета, следит за выполнением принимаемых им решений;
• рассматривает материалы, требующиеся для присвоения ученого звания и защиты диссертации;
• готовит предложения по плану издания научных трудов;
• разрабатывает критерии оценки деятельности сотрудников для аттестации;
• формулирует предложения по повышению квалификации и стажировке научных работников.

Функционал пресс-секретаря

Довольно «молодая» профессия. В России она стала набирать популярность примерно в середине 90-х годах прошлого века. В профстандарте секретаря наименование этой должности не выделено отдельно. Но для многих организаций наличие такого сотрудника – насущная необходимость.

Именно он формирует общественное мнение о компании.

В круг основных обязанностей входят: организация пресс-конференций; информационное наполнение сайта организации; подготовка пресс-релизов; планирование информационных кампаний (в прессе, сети, на телевидении), направленных на создание положительного имиджа компании.

Профстандарт пресс-секретаря предусматривает, что претендент на должность должен иметь высшее образование в области журналистики, рекламы, филологии или PR. Также желателен опыт работы (от 3 лет) в соответствующей сфере, грамотная устная и письменная речь, знание иностранного языка.

Должностная инструкция

В своей работе секретарь руководствуется действующим законодательством, уставом организации, распоряжениями и приказами руководителя, собственной должностной инструкцией. Именно в последнем документе регламентируются профессиональные задачи, которые возлагаются на должностное лицо.

Приступая к выполнению служебных обязанностей, сотрудник должен быть ознакомлен с основными положениями инструкции. Ее положения могут выступать доказательной базой в случае возникновения конфликтных рабочих ситуаций. Поэтому содержание инструкции должно быть конкретным.

И исключать возможность двойного толкования.

Должностная инструкция секретаря по профстандарту составляется с учетом специфики конкретной организации и включает следующие разделы:

• общие положения;
• функции сотрудника;
• должностная ответственность;
• права сотрудника;
• прочие условия и требования.

В общих положениях указывается, к какой категории принадлежит сотрудник и кому подчиняется, порядок назначения и освобождения от должности, требования к квалификации, знаниям и умениям.

Далее подробно описывается, в чем конкретно заключается функционал работника, и какими правами он при этом обладает.

В разделе о должностной ответственности указываются те нарушения в работе, за которые сотрудник может быть наказан.

Должностная инструкция утверждается руководителем организации и доводится до сведения сотрудника (под подпись).

Образец профстандарта секретаря в 2020 году

С 1 июля 2020 года вступила в силу статья 195.

3 Трудового кодекса Российской Федерации, согласно которой в случаях, когда нормативными правовыми актами Российской Федерации установлены требования к квалификации, необходимой работнику для выполнения определенной трудовой функции, профессиональные стандарты в части указанных требований обязательны для применения работодателями. В связи с этим важно понимать, обязательны ли профессиональные стандарты для секретарей разных уровней и рангов, работающих в организациях разных форм собственности.

Особенности профессии

Несмотря на постоянное изменение списков самых популярных и востребованных профессий в мире, должность секретаря продолжает оставаться довольно распространенной. Официально в России эта профессия существует уже три столетия. В 1720 году ее утвердил Петр I, требования к работникам были достаточно высокими: грамотность, знание законов, умение составлять документы.

Первоначально секретарями были только мужчины, сегодня же это преимущественно женская профессия. Отчасти это связано с тем, что выполнение секретарских обязанностей требует усидчивости, исполнительности, способности выполнять однотипную и монотонную работу.

Какие требования предъявляют современные руководители к сотрудникам, занимающим такую должность? Секретарь должен быть уверенным пользователем основных офисных компьютерных программ, уметь обращаться с оргтехникой, работать с документацией, обладать хорошими коммуникативными навыками (грамотная речь, умение вести диалог, вежливость, знание этикета). Кроме того, быть внимательным, организованным, дисциплинированным, эмоционально стабильным.

Что касается необходимого образования, то в профстандарте секретаря нет жестких требований в этом отношении. При наличии общего образования достаточно профессионального опыта или специальных курсов. Однако наличие диплома о высшем образовании, как правило, дает преимущество при приеме на работу.

Взаимоувязка прав, обязанностей и ответственности — важная функция ДИС

Руководство компании нередко злоупотребляет своими полномочиями и налагает на секретаря непомерно широкий спектр обязанностей. При этом его права описываются в ДИС скупыми стандартными фразами, не позволяющими работнику понять их и реализовать в полной мере.

Важно! Для полноценности ДИС важно добиться равновесия прав и обязанностей, избегая при этом шаблонных формулировок.

Например, если в обязанности секретаря входит обработка больших объемов информации (контактов, списков и др.), то в разделе «Права секретаря» должно упоминаться, что работник имеет право использовать технические средства компании.

Такой подход позволит работнику выполнять свои трудовые функции качественно и с оптимальными затратами времени.

При этом секретарь должен осознавать, что, работая с техническими средствами компании, он несет ответственность за их правильное использование, а в случае порчи или утраты ими технологических свойств из-за его ошибочных действий неминуемо последует наказание. Об этом повествует отдельный раздел ДИС, посвященный видам ответственности секретаря.

К примеру, возлагая на секретаря ответственность за неразглашение коммерческой тайны (что должно быть указано в ДИС), администрация должна обеспечить защиту от несанкционированного доступа к компьютеру и иным носителям информации, с которыми работает секретарь. В противном случае администрация нарушает свои обязанности в части обеспечения условий для выполнения секретарем перечисленных в ДИС трудовых функций.

Какие еще обязанности по обеспечению соответствующих условий труда есть у работодателя, см. в статье «Инструкция по охране труда для офисных работников (2016)».

Профессиональный стандарт

Вид нормативного акта требования к секретарской работе приобрели в 2020 году. Был принят обобщенный профессиональный стандарт специалиста по документационному и организационному обеспечению управления организацией.

Основная задача стандарта – оптимизировать кадровую политику. Руководитель может ориентироваться на него при оценке профессиональных качеств работника.

Также документ используется при составлении учебных программ по подготовке секретарей.

Профстандарт содержит:

• перечень основных трудовых функций;
• список умений, навыков, знаний, необходимых для их выполнения;
• требования к образовательному уровню и стажу работы.

Также в документе перечисляются возможные наименования должностей и требования к ним. В его состав включены, к примеру, профстандарты «Секретарь руководителя», делопроизводителя и других.

В структуре выделено несколько смысловых блоков:

• общие сведения (обозначение цели деятельности, кодификатор);
• функциональная карта (список трудовых функций и квалификационных категорий);
• характеристика трудовых функций (конкретизация перечня обязанностей, навыков, предписываемых сотруднику);
• информация о разработчиках нормах.

Третий раздел начинается с профстандарта секретаря-администратора, к квалификации, образовательному уровню и стажу которого предъявляются самые мягкие требования.

Основные функции сотрудника, занимающего изучаемую должность, сформулированы следующим образом:

• организованный сбор профессиональных сведений;
• информационная поддержка по текущим вопросам;
• систематизация, документирование и хранение поступающей информации;
• сопровождение деловых мероприятий;
• создание необходимых условий для работы руководителя организации и административная поддержка.

Ответ

Наименования должностей должны соответствовать профстандартам, исходя из характеристики обобщенной трудовой функции.

Должностная инструкция секретаря руководителя

Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции секретаря руководителя, образец 2021 года. Должностная инструкция секретаря руководителя должна включать следующие разделы: общее положение, должностные обязанности секретаря руководителя, права секретаря руководителя, ответственность секретаря руководителя.

Должностная инструкция секретаря руководителя относится к разделу “Общеотраслевые квалификационные характеристики должностей работников, занятых на предприятиях, в учреждениях и организациях“.

В должностной инструкции секретаря руководителя должны быть отражены следующие пункты:

Должностные обязанности секретаря руководителя

1) Должностные обязанности. Осуществляет работу по организационно – техническому обеспечению административно – распорядительной деятельности руководителя предприятия.

Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.

Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно – переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль. Ведет контрольно – регистрационную картотеку.

Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив. Копирует документы на персональном ксероксе.

Секретарь руководителя должен знать

2) Секретарь руководителя при выполнении своих должностных обязанностей должен знать: постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства; структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений; организацию делопроизводства; методы оформления и обработки документов; архивное дело; машинопись; правила пользования приемно – переговорными устройствами; стандарты унифицированной системы организационно – распорядительной документации; правила печатания деловых писем с использованием типовых форм; основы этики и эстетики; правила делового общения; основы организации труда и управления; правила эксплуатации вычислительной техники; основы административного права и законодательства о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации секретаря руководителя

3) Требования к квалификации. Высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

1. Общие положения

1. Секретарь относится к категории технических исполнителей.

2. На должность секретаря принимается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

3. Секретарь принимается на должность и освобождается от должности директором организации.

4. Секретарь должен знать:

• постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности организации и ведения делопроизводства;
• структуру и руководящий состав организации и его подразделений;
• организацию делопроизводства;
• методы оформления и обработки документов;
• архивное дело;
• машинопись;
• правила пользования приемно-переговорными устройствами;
• стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
• правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
• основы этики и эстетики;
• правила делового общения;
• основы организации труда и управления;
• правила эксплуатации вычислительной техники;
• основы административного права и законодательства о труде;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

5. В своей деятельности секретарь руководствуется:

• законодательством РФ,
• Уставом организации,
• приказами и распоряжениями работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции,
• настоящей должностной инструкцией,
• Правилами внутреннего трудового распорядка организации.

6. Секретарь подчиняется непосредственно директору организации (директору организации, начальнику отдела, др.)

7. На время отсутствия секретаря (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное директором организации в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.

Секретарь:

1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности директора организации.

2. Принимает поступающую на рассмотрение директора корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

3. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

4. Принимает документы и личные заявления на подпись директора организации.

5. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы директора.

6. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых директору на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.

7. Организует проведение телефонных переговоров директора, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

8. По поручению директора составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

9. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

10. Осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений директора организации, взятых на контроль.

11. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.

12. Обеспечивает рабочее место директора необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.

13. Печатает по указанию директора служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных.

14. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

15. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

16. Копирует документы на персональном ксероксе.

17. Соблюдает Правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты организации.

18. Соблюдает внутренние правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

19. Обеспечивает соблюдение чистоты и порядка на своем рабочем месте.

20. Выполняет в рамках трудового договора распоряжения работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции.

3. Права секретаря руководителя

Секретарь имеет право:

1. Вносить на рассмотрение директора организации предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

2. Запрашивать от структурных подразделений и работников организации информацию, необходимую ему для выполнения своих должностных обязанностей.

3. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

4. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.

5. Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

6. Иные права, установленные действующим трудовым законодательством.

4. Ответственность секретаря руководителя

Секретарь несет ответственность в следующих случаях:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, – в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, – в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба организации – в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция секретаря руководителя – образец 2021 года. Должностные обязанности секретаря руководителя, права секретаря руководителя, ответственность секретаря руководителя.

Квалификационные требования секретаря руководителя

Сложно представить себе крупную компанию, государственное или образовательное учреждение, в штате которых нет этой должности.

Составление графиков встреч, подготовка документации, работа с корреспонденцией, прием звонков – лишь часть обязанностей человека, занимающего должность, которую мы изучим.

Начиная с 2020 года круг основных функций очерчен в новом нормативном положении – профстандарте секретаря. Теперь его можно использовать в качестве основы для формирования необходимых служебных инструкций.

Профстандарт секретаря руководителя предприятия в 2020 году

Российское трудовое законодательство предусматривает случаи, в которых предписано использование профстандарта секретаря руководителя. Данные положения действуют с 2020 года, когда профстандарты обрели полномочия нормативного акта.

Что представляет собою данный стандарт

Профессиональный стандарт секретаря включает в себя:

• перечень трудовых функций, выполнение которых предусматривает данная профессия;
• перечень знаний, умений и навыков, актуальных для каждой из трудовых функций;
• указание образовательного уровня и стажа работы, актуального для каждой из трудовых функций.

Кроме того, профстандарт предусматривает оперирование кодировками: ОКЗ и ОКВЭД, что особенно важно для ведения статистики.

Несмотря на существенную разницу в условиях труда на производствах и в разнообразных учреждениях, профстандарт является своеобразным средним знаменателем, по которому определяется количество и качество выполняемых работ.

По сути, это инструмент унификации всех требований и критериев, которым должны отвечать работники в должности секретаря руководителя компании.

Какова цель создания профстандарта секретаря

Целью создания стандарта является оптимизация кадровой политики на производстве. Руководителю легче оценивать профессиональные качества работников, ориентируясь на требования стандарта.

При этом стандарт актуален и для системы профессионального образования. Методика преподавания в тех учебных заведениях, где реализуются учебные программы по подготовке секретарей, ориентирована именно на профстандарт. Студенты данных заведений имеют возможность четко представлять круг своих обязанностей в дальнейшей работе.

Им будет легче ориентироваться в нюансах будущей профессии. Кроме того, знание действующего стандарта на момент трудоустройства — это дополнительный бонус при составлении собственного резюме.

Структурные особенности профстандарта секретаря

В официальном перечне профстандарт секретаря руководителя имеет номер 447 и официально называется Профстандарт «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией».

Структурно он подразделяется на несколько частей:

• Общие сведения. В данном подразделе конкретизируется кодировка и обозначается цель создания самой должности секретаря. Здесь же приводится полное название должности.
• Функциональная карта. В данном подразделе приводится в полный список трудовых функций. Здесь же отмечается, какой квалификационной категории должен соответствовать работник, состоящий в данной должности.
• Описание трудовых функций. В данном подразделе конкретизируется перечень работ, навыков и обязанностей, предписываемых работнику.
• Выходные данные о разработчиках. Подраздел содержит указание, кем и когда разрабатывался стандарт.

Четкость формулировок профессионального стандарта секретаря обусловлено спецификой его работы. От степени организованности работника, состоящего в данной должности, зависит упорядоченность всего рабочего дня учреждения.

Секретарь задает тон деловому общению и рабочий ритм будней офиса. По его профессиональной подготовленности во многом зависит профессиональная состоятельность руководителя.

Часто секретарь является связующим звеном между всеми производственными подразделениями. К нему стекаются разнообразные потоки информации, которые, в свою очередь, должны быть классифицированы и распределены соответствующим образом.

Цель создания профстандарта секретаря предполагает также внедрение инновационных наработок в области распределения и хранения конфиденциальной информации. В частности, секретарь любой квалификационной категории должен уметь использовать технические средства или ПО для организации ой или конференц-связи, а также владеть техническими приемами защиты конфиденциальной информации.

В чем своеобразие функциональной карты секретаря

В третьей части отражается подробный перечень профессиональных обязанностей. Для успешного выполнения каждой из предписанных обязанностей предусмотрены квалификационные категории, которым должен соответствовать работник в данной должности.

Профстандарты секретаря руководителя— нормы и правила, нужно ли соблюдать

Еще в 2016 году вступил в силу профстандарт секретаря. Но до сих пор не все понимают, в чем суть этого документа, обязательно ли его соблюдать и как он может помочь в работе.

Давайте разберемся, что такое профстандарт секретаря и почему стоит обращаться к этому документу.

Профессиональный стандарт секретаря — что такое и зачем нужен

Секретарь — незаменимый человек в любой компании, будь то огромная корпорация или небольшая фирма. В зависимости от политики компании функционал секретаря может меняться.

В одних компаниях секретарь руководителя занимается исключительно делопроизводством, в других — обеспечением офиса канцелярией, работой с документами и корреспонденцией, составлением рабочего графика руководителя.

Именно большое поле для интерпретации должностных обязанностей секретаря привели к необходимости создания единого документа, который бы унифицировал требования и необходимые навыки для позиции секретаря руководителя.

Министерство труда России позаботилось о составлении официального документа, который бы установил и упорядочил требования к квалификационным навыками секретаря. Этим документом стал «Профессиональный стандарт».

Вообще профессиональные стандарты появились относительно недавно, в 2012 году. Но активно разрабатываться и применяться на практике начали с 2014 года. Для работников, занимающих должность секретаря руководителя такой стандарт утвердили в 2016 году.

Профстандарт — это официальный документ, который имеет транснормативный характер, то есть по большей части рекомендательный. Порядок применения профстандартов закреплен в статьях 57 и 195.3Трудового кодекса РФ.

Это значит, что профстандарт обязателен к применению, когда есть пересечения положений о требованиях к профессии в нормативно-правовых актах федерального уровня.

Требования, которые указаны в профстандартах, но отсутствуют в законодательстве, носят рекомендательный характер.

Полную версию профстандарта для секретаря можно посмотреть на сайте Минтруда. Официально он называется «Профессиональный стандарт специалиста по организационному и документационному обеспечению управления организацией».

Профстандарт секретаря

Что нужно знать о профстандарте секретаря руководителя

Должность секретаря трудно поддается унификации должностных обязанностей и необходимых профессиональных навыков.

От сферы деятельности компании, ее размеров и корпоративной культуры будет зависеть функционал секретаря руководителя.

Часто должностные обязанности секретаря устанавливаются руководством компании по своему усмотрению. Профстандарт в таком случае лишь помогает определиться с должностной инструкцией.

Вот что входит в профессиональный стандарт секретаря:

• Общие положения — даны цель должности секретаря, полное название должности.
• Функциональная карта — описываются обязанности секретаря, его обязательные навыки
• Трудовые функции — конкретизируется список обязанностей и профессиональных навыков

Функциональная карта секретаря

Функциональная карта секретаря необходима для общего представления о профессиональных требованиях к работнику и квалификационным навыкам.

В профстандарте приводятся следующие функции:

• Организационная деятельность (обеспечение жизнедеятельности компании в целом).
• Документационная работа.
• Создание и поддержание деятельности руководителя компании, его рабочих условий.
• Организация и сбор профессиональной информации.

Помимо этого профстандарт включает градацию квалификационных требований и обязанностей. Выделяется 4 ступени в должности:

• Секретарь-администратор. К данной позиции предъявляются минимальные требования по функционалу. В основном, секретарь-администратор встречает посетителей офиса, занимается заказами канцелярии, воды и прочих необходимых вещей для нормальной жизнедеятельности офиса, разбирает корреспонденцию и т.д.
• Секретарь-делопроизводитель. Основная обязанность — ведение делопроизводства, сбор профильно документации. Для замещения данной должности работник должен знать базовые правила документооборота, уметь работать с нужными программа (например, 1С) и пр.
• Секретарь руководителя. В этом случае могут быть совмещены требования, предъявляемые в к секретарю-администратору и секретарю-делопроизводителю. Помимо этого, секретарь руководителя должен обладать высокими организационными навыками, иметь хорошо поставленную речь, уметь собирать и анализировать информацию.
• Помощник руководителя. Это высшее звено по предъявляемым требованиям. К работнику, занимающему или претендующему на эту должность предъявляются довольно высокие требования. Он должен иметь эффективную личную самоорганизаци, обладать аналитическим складом ума, быстро реагировать на меняющиеся события, уметь организовать деловую встречу или совещание, составлять график рабочего дня руководителя, оперативно и точно в срок выполнять поручения.

На практике немногие придерживаются данной иерархии должностей, хотя она упрощает работу с кадрами. Работа секретаря в данном случае предстает не чем-то абстрактным и «все и сразу», а имеет четкие границы обязанностей. Руководителю в этом случае становится проще принимать решение, например, по премированию или наказанию сотрудника.

Профстандарт секретаря руководителя — хороший помощник при найме работника, определению его должностных обязанностей и вознаграждения. Еще раз напомним, профстандарт обязателен к применению в том случае, когда это предусмотрено Трудовым кодексом РФ.